Af Kirsten Weiss Mose, Københavns Stift.

Gør det til en vane at lægge en plan for hver af jeres kommunikationsopgaver i sognet. Ikke mindst, hvis I er flere, der skal kommunikere i processen, kan det være en fordel at udarbejde et fælles papir, der beskriver, hvad opgaven består af, og hvem der gør hvad hvornår. 

Med kommunikationsplanen får I en oversigt over, hvilke elementer I skal træffe beslutninger om, når I skal kommunikere budskaber til interne eller eksterne målgrupper. Og når planen er færdig, har I en oversigt over arbejdet, som I løbende kan gå til - og justere, hvis der er behov for det.

Kommunikationsplanen kan være kort eller lang. Det kan tage flere timer at lave den, hvis der er tale om større projekter. Men den kan også være færdig i løbet af ti minutter, hvis det fx kun er dig selv, der træffer beslutningerne, eller I på forhånd har truffet de relevante beslutninger.

Kommunikationsplanen består af følgende afsnit:

1. Hvad er der sket?
2. Hvad vil I opnå?
3. Hvad er jeres kernebudskab?
4. Hvem skal I kommunikere med?
5. Hvad er de oplagte spørgsmål og svar?
6. Hvem gør hvad hvornår?

1. Hvad er der sket?

Her beskriver du, hvad der er udgangspunktet for kommunikationen. Hvad er besluttet? Hvorfor skal der kommunikeres noget ud? Husk at bruge et sprog, som forstås af alle, der skal handle på baggrund af planen.

2. Hvad vil I opnå?

Beskriv, hvad I ønsker at opnå med kommunikationen? Hvornår er kommunikationen ”god nok”? 

3. Hvad er jeres kernebudskab?

Hvad er det vigtigste budskab, som skal nå frem til målgruppen? Formuler dine budskaber så klart og konkret som muligt, og husk at tage udgangspunkt i modtagerens verden, når du formulerer dig.

4. Hvem skal I kommunikere med?

Hvem skal modtage kommunikationen? Og hvilken rolle har modtagerne i projektet? Hvad motiverer målgruppen? Og hvilke barrierer kan forhindre kommunikationen i at have den ønskede virkning hos målgruppen?

Målgruppeskema

5. Hvad er de oplagte spørgsmål og svar?

Forbered jer på, hvilke spørgsmål lanceringen af emnet naturligt vil afføde. Hvilke svar har I, som kan imødekomme målgruppernes spørgsmål? 

Spørgsmål/svar-skema

6. Hvem gør hvad hvornår?

Til slut skal I planlægge kommunikationen. Hvilke dele består kommunikationen af (hvad)? Hvem skal modtage den (til hvem)? Hvem skal stå som afsendere af kommunikationen (fra hvem)? Hvornår skal de enkelte dele af kommunikationen finde sted (hvornår)? Og hvem er ansvarlig for, at kommunikationen finder sted (ansvarlig)?

Kortlægningsskema

Læs mere her:

Helle Petersen: Forandringskommunikation. Samfundslitteratur 2018.