Anmodning om sammenlægning fremsendes til biskoppen gennem provsten.
Sammenlægningen foregår på følgende måde:
Menighedsrådene afholder hver for sig eller sammen et møde, hvor man drøfter, om rådet skal sammenlægges. Hvert råd træffer beslutningen for sig.
Der skal være stillingtagen til mindst tre ting:
- Hvor mange menighedsrådsmedlemmer der skal være i det fælles råd (§ 2, stk. 5, 1.pkt og 2. pkt.).
- Hvor mange menighedsrådsmedlemmer skal der være fra hvert sogn, minimum 1 (§ 2, stk. 5, 3.pkt.).
- Skal der være en eller flere kirkeværger (§ 9, stk. 1). De andre funktioner forudsættes at være fælles.
Når menighedsrådene har vedtaget sammenlægning, fastsættes et menighedsmøde i hvert sogn (§ 41).
Orienteringen på menighedsmøderne bør være den samme. Derfor kan det være en fordel at invitere den anden/de andre formænd med til mødet.
Orienteringen skal indeholde oplysning om:
- Hvorfor sammenlægningen ønskes,
- Hvor mange menighedsrådsmedlemmer, man har besluttet sig for og hvor mange fra hvert sogn,
- Hvis man ønsker at opretholde to kirkeværger – eller flere, i tilfælde hvor der er flere råd der sammenlægges.
Afstemningen skal ske hvert sogn for sig.
Fristen for indkaldelse til menighedsmødet og omstændighederne i øvrigt fastsættes af den enkelte menighedsrådsformand.
Når begge/alle menighedsmøder har sagt ja, indsendes resultaterne til biskoppen. Ved sammenlægning over provstigrænser foranlediger biskoppen, at sagen forelægges Kirkeministeriet med henblik på dispensation.
Hvis det skal nås inden næste menighedsrådsvalg, anbefales det, at processen starter snarest og er afsluttet senest med udgangen af juni 2020.
Ved menighedsrådsvalget skal der opstilles liste og gennemføres en valgprocedure for hvert sogn.
Der kan ikke vælges på tværs af sognene.
Ved udtræden af menighedsrådet kan én suppleant fra det ene sogn ikke overtage en plads for det anden sogn eller omvendt.
Økonomi
Umiddelbart opnås ikke egentlige besparelser ved en sammenlægning. Honorar til formand, næstformand, kirkeværge, kasserer og kontaktperson bliver mindre, hvis der kun er én af slagsen. Antallet af bilag bliver formentlig også mindre.
Sammenlægningen af rådene sker med virkning fra 1. søndag i advent, men af både skatte- og momsmæssige grunde skal sammenlægningen af kasserne først ske med virkning fra 1. januar 2021.
Budgetlægning: Selvom der er besluttet en sammenlægning sker budgetlægning for sammenlægningsåret i hver sin kasse, og så lægges budgetterne sammen når sammenlægningen er trådt i kraft.
Der kan lægges budget om en fælles kasse, såfremt der er enighed mellem menighedsrådene og den fælles budgetlægning godkendes af provstiudvalget.
Der skal ske indberetning til erhvervs- og selskabsstyrelsen om nedlæggelse af de gamle CVR- numre og oprettelse af nyt CVR-nr.
Der skal tages kontakt til FLØS således, at der også er klarhed over arbejdsgiverindberetningen i lønsystemet.
Ejerforholdene omkring kapitaler m.m. ændres ikke, da sognet ikke nedlægges, men det betyder at alle indtægter og udgifter nu afholdes af samme kasse.
Husk også at ændre kontonummer i forhold til hvilken konto der skal være nem-konto. Her skal stiftet underrettes. Stiftet formidler så kontonummeret videre til de relevante samarbejdspartnere.
Personale
Det anbefales at tage kontakt til stiftet, idet sammenlægning af menighedsråd medfører at reglerne i Virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse på det personalemæssige område.
Ved en virksomhedsoverdragelse overgår medarbejderne på samme vilkår, som de havde i den tidligere ansættelse. Når medarbejderne overgår på samme vilkår skal der ikke ske varsling, men det er vigtigt at have en god samtale med medarbejderne inden overgangen. Der skal udarbejdes tillæg til ansættelsesbeviserne, stiftet er naturligvis behjælpelig hermed.
Medarbejdere, der ikke er omfattet af en overenskomst-/organisationsaftale, kan ved sammenlægningen til én arbejdsgiver blive omfattet af en overenskomst-/organisationsaftale. Det betyder, at de skal have nye ansættelsesvilkår, der ikke er ringere end de gamle. Der skal her laves helt nye ansættelsesbeviser. Her er en hel del faldgruber, hvorfor det anbefales, at det er stiftet, der udarbejder ansættelsespapirerne.
Pas på de særlige regler, hvis rådet vil ændre vilkår for tjenestemænd.
Menighedsrådene skal være opmærksomme på, at der skal ske en tilretning af CVR-numre. Menighedsrådene kan kontakte stiftet for hjælp.
Lovgrundlaget
Menighedsrådsloven har følgende bestemmelser om sammenlægning:
§ 1.
Stk. 3.
To eller flere menighedsråd i et pastorat kan oprette et fælles menighedsråd, når det besluttes på et menighedsmøde i hvert af sognene, jf. kapitel 7 (§§ 41-42)
§ 2.
Stk. 4.
Antallet af valgte medlemmer fastsættes af menighedsrådet efter antallet af folkekirkemedlemmer i menighedsrådskredsen pr. 1. januar i valgåret som opgjort af Danmarks Statistik. Antallet udgør fem for det første tusinde og yderligere et medlem for hvert påbegyndt tusinde, dog ikke over femten i alt.
Stk. 5.
Har to eller flere sogne fælles menighedsråd, fastsætter det fælles menighedsråd antallet af valgte medlemmer i rådet. Rådet må dog højst bestå af summen af det antal valgte medlemmer, som de deltagende menighedsråd enkeltvis er berettiget til, jf. stk. 4, og skal mindst bestå af det antal valgte medlemmer, som det samlede antal folkekirkemedlemmer i de deltagende sogne ville berettige til, jf. stk. 4, hvis sognene udgjorde én samlet menighedsrådskreds. Hvert sogn skal mindst have 1 valgt medlem. Menighedsrådet skal meddele biskoppen antallet af medlemmer af det fælles menighedsråd og fordelingen af medlemmer mellem de deltagende sogne
§ 9.
Menighedsrådet vælger af eller uden for sin midte en kirkeværge. Kirkefunktionærer, der er ansat ved kirken eller kirkegården, kan ikke vælges til kirkeværge. Har to eller flere sogne fælles menighedsråd, kan der vælges en kirkeværge for hver kirke.
§ 41.
Der afholdes menighedsmøde i en menighedsrådskreds
1) når de kirkelige tilsynsmyndigheder anmoder derom,
2) efter beslutning af menighedsrådets formand,
3) når et flertal af menighedsrådet anmoder derom,
4) når en af præsterne sammen med mindst et valgt medlem anmoder derom,
5) når 25 valgberettigede medlemmer af menigheden skriftligt anmoder derom, eller
6) hvis det i øvrigt er foreskrevet i lovgivningen.
Stk. 2.
Menighedsrådet indkalder en gang om året til et menighedsmøde, hvor rådet redegør for sidste års regnskab og det kommende års budget. Menighedsrådet aflægger beretning om rådets virksomhed i det forløbne år og orienterer om den planlagte virksomhed i det kommende år.
Stk. 3.
Menighedsmøder for flere menighedsrådskredse i et pastorat afholdes efter anmodning fra de kirkelige tilsynsmyndigheder eller fra et menighedsråd i pastoratet. Tilsvarende gælder, hvor der er etableret et fælles menighedsråd på tværs af pastorater.
Stk. 4.
Menighedsmøder sammenkaldes for en enkelt menighedsrådskreds af menighedsrådets formand, for flere menighedsrådskredse i samme pastorat af formanden for hovedsognets menighedsråd. Formanden fastsætter tid og sted for mødet, hvortil medlemmerne af de berørte menighedsråd har mødepligt, medmindre de har lovligt forfald.
Stk. 5.
Offentliggørelse af afholdelse af menighedsmøde sker efter menighedsrådets bestemmelse på en måde, der sikrer, at så mange som muligt bliver oplyst om mødets afholdelse. I offentliggørelsen anføres, hvilke emner der skal behandles på mødet.
§ 42.
Til menighedsmøder har alle medlemmer af folkekirken inden for vedkommende kreds eller kredse adgang. Ved afstemning er kun de valgberettigede medlemmer af menigheden stemmeberettigede.
Stk. 2.
Såfremt andet ikke er særligt fastsat, ledes mødet af en ordstyrer, der vælges af mødedeltagerne. Ordstyreren sørger for, at der udfærdiges et referat af mødet. Om resultatet af mødet indføres en bemærkning i menighedsrådets beslutningsprotokol, for fælles menighedsmøder i beslutningsprotokollen for det menighedsråd, hvis formand har sammenkaldt mødet.
